So gelingt die klimafreundliche Workation – Von der Idee zur Umsetzung

Das Thema Workation ist aller Munde. Während andere darüber schreiben, haben wir bei PIABO es einfach gewagt und 30 Mitarbeiter:innen ermöglicht, für vier Wochen von einem Landhaus nahe Rom aus zu arbeiten. Eine der drei Organisatorinnen, Ann-Kathrin Marggraf, nimmt uns mit auf die Reise, von der Idee bis zur Umsetzung. Im Gepäck: Praktische Tipps für die perfekte Workation. 

Die Idee war banal und zugleich genial. Wie wäre es, wenn wir dem Winter entfliehen und ein paar Wochen im sonnigen Süden arbeiten? Ja, warum eigentlich nicht? Schließlich ermöglicht PIABO das Remote-Arbeiten schon sehr lange. Wir alle können digital arbeiten, seien es die PR-Berater:innen, das HR-Team oder unsere Kolleg:innen in der Finanzverwaltung: Was wir brauchen, ist ein Laptop, ein Handy und eine gute Internetverbindung. So entstand nach einer losen Plauderei beim Feierabend im dunklen und kühlen November 2021 eine Workation-Task-Force, bestehend aus den PR-Beraterinnen Ann-Kathrin Marggraf, Lara Schermer und Hellen Hohoff. Sie kümmerten sich in enger Absprache mit dem HR-Team um die Recherche, das Konzept und die interne Kommunikation für die Workation 2022.

Im Vordergrund standen dabei drei Ziele. Uns war es wichtig, dass alle, die Lust an dem Piloten hatten, mitfahren können. Zudem ist PIABO eine klimafreundliche Agentur. Unser Einsatz für den Klimaschutz spiegelt sich nicht nur in unserer stetig wachsenden Greentech-Unit wieder, sondern auch darin, dass wir unseren CO2-Fußabdruck jährlich messen und stetig reduzieren. Daher war für uns von Anfang an klar, dass die Workation klimafreundlich sein müsste, sprich, dass alle per (Nacht)-Zug anreisen können. Letztlich ging es uns darum, nach der vielen Zeit der Remote-Arbeit, mal wieder die Koffer zu packen, gemeinsam die Köpfe zusammen zu stecken, Ideen auszutauschen und sich als Team nochmal ganz anders kennenzulernen. Eine neue Perspektive ergibt sich schließlich oftmals auch über eine räumliche Veränderung. 

Das Ergebnis: Vier Wochen Workation in Italien. Jeweils 15 Kolleg:innen verbrachten 14 Tage auf dem Landhaus Casale del Gallo in der Nähe von Rom. Das weitläufige Gelände ist perfekt: Es bietet viele verschiedene Arbeitsmöglichkeiten, vom eigenen Zimmer bis zum Wohnzimmer, die Liegen am Pool und die Gartentische. Auch gibt es genug Rückzugsorte für jede:n und viele Optionen, sich die Beine beim Spaziergang oder Joggen zu vertreten und abzuschalten. Jedes der drei Häuser verfügt über eine Küche, sodass sich die Gruppen in den Häusern selbst organisieren können. Die große Tafel im Haupthaus ist perfekt für Gruppenmeetings und gemeinsame Abendessen. 

Wir freuen uns, wenn sich andere von uns inspiriert fühlen, eine Workation selbst auszuprobieren. Diese Tipps können wir mitgeben: 

ZIELE FESTLEGEN

Es bietet sich an, im Vorfeld zu klären, welche Ziele mit der Workation verbunden werden sollen. Häufig wird das Konzept mit einem “Offsite” verwechselt. Bei einem Offsite geht es vor allem darum, sich als Team weiterzuentwickeln. Dabei stehen bestimmten Themen, Methoden oder Entwicklungsansätze im Vordergrund, die angeleitet werden. Im Gegensatz dazu, wird bei der Workation im Grunde das Büro-Setting schlicht in eine andere Umgebung verlagert. Das Teambuilding entsteht quasi durch das Beisammensein vor Ort, es gibt keine Anleitung, Moderation oder speziellen Workshops. Wir bei PIABO wollten genau das: Den Mitarbeiter:innen die Gelegenheit geben, in einer neuen Umgebung zusammenzukommen und auch ein wenig Dolce Vita zu verspüren. Neben der grundsätzlichen Zielen sollte auch die Anreise geklärt werden sowie die Frage, ob die Mitarbeiter:innen für die Hin- und Rückreise Urlaub nehmen oder einen Urlaubstag bekommen. 

ALLE AN BOARD

Eine Workation ist für alle. Daher ist es wichtig, von Anfang an das gesamte Team einzubeziehen. Wir bei PIABO haben gute Erfahrungen damit gemacht, mittels Umfragen herauszufinden, welche Vorstellungen und Anforderungen die Mitarbeiter:innen an die Workation stellen und wer sich vorstellen kann, dabei zu sein. Auf der Basis konnte dann die Recherche für die Location losgehen. Für die PIABO-Workation 2022 galt: PIABO übernimmt die Kosten für die Unterkunft, die Anreise finanzieren die Mitarbeitenden selbst. 

​​ARBEITSRECHTLICHE FRAGEN KLÄREN

Eine Workation verbindet Arbeit und Urlaub. Diese Form des Arbeitens ist im Arbeitsrecht noch nicht vorhanden. Deshalb sollten sich Arbeitgeber im Vorfeld ganz genau überlegen, wie sie die Workation-Zeit rechtlich regeln. Dies hängt auch mit der Dauer der Workation zusammen. Ist der Aufenthalt kürzer als vier Wochen, besteht kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf. Ausführliche Information dazu bietet dieser haufe-Artikel. Es wäre schön, wenn sich die rechtlichen Rahmenbedingungen mit Blick auf das Arbeiten im Ausland an die flexiblen Arbeitsbedingungen unserer Zeit anpassen. 

PIABO betrachtet die Workation in Italien als Remote-Arbeiten im Ausland für jeweils zehn Arbeitstage. Berufliche Unfälle sind durch die Berufsgenossenschaft abgesichert. Auch wenn es sich nicht um eine Entsendung handelt, gelten hier die Regeln einer Entsendung. Auch sollte sichergestellt sein, dass alle Teilnehmenden über eine Auslandskrankenversicherung verfügen. 

In Italien gelten dieselben Regeln wie sonst auch: Flexible Zeiteinteilung auf Vertrauensbasis. Damit die Arbeitsatmosphäre vor Ort gegeben ist, entschieden wir uns dafür, dass alle maximal einen Tag Urlaub pro Woche nehmen können. 

DIE RICHTIGE LOCATION 

Die richtige Location zu finden, nimmt Zeit in Anspruch. Dies sollte bei der Planung berücksichtigt werden. Bei der Suche nach dem richtigen Anwesen sollte vor allem auf ausreichend Arbeitsplätze geachtet werden, die es auch ermöglichen, private Gespräche zu führen. Bei PIABO war es uns wichtig, dass jede:r ein Einzelzimmer hat, um auch einen Rückzugsort zu haben. Dann ist die Frage, ob Stadt oder Land zu klären, denn beides bietet gewisse Vor- und Nachteile. Fragen, die geklärt werden sollten sind: Die Internetverbindung samt Download- und Upload-Rate, Ansprechpartner:innen vor Ort, falls Fragen auftreten, Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe, Freizeitaktivitäten in der Umgebung, die ärztliche Versorgung sowie die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.

GO WITH THE FLOW

Bei Gruppen stellt sich immer die Frage: Wie viele Regeln sind nötig, wie viele zu viel? Nicht drum herum kommt man um die Frage der Versorgung. Beim Essen haben wir uns dafür entschieden, Gemeingüter durch alle zu teilen. Dafür nutzen wir die App Splitwise. Für die Kommunikation in der Gruppe nutzen wir den Workchat von Workplace. Für Social Media gibt es hauptverantwortliche Personen. Wir haben einen Drive-Ordner für die gesammelten Fotos angelegt. Wir folgen keinem Redaktionsplan, sprechen uns aber eng mit dem Team der Unternehmenskommunikation ab. Das Konzept geht auf: Alle organisieren sich untereinander, es findet sich immer jemand, die oder der Lust hat, einkaufen zu fahren oder für die Gruppe zu kochen. Das zeigt für uns: Teams funktionieren dann am besten, wenn man sie sich selbst regulieren lässt.