Agiles Bürodesign steigert die Produktivität

Erst kürzlich ist PIABO zum Berliner Gendarmenmarkt umgezogen. In Zusammenarbeit mit dem führenden Design-Hersteller Vitra und dem Einrichtungshaus designfunktion Berlin hat PIABO PR eine agile Arbeitslandschaft für kreative Köpfe konzipiert. Das Office-Design ist nach modernsten Erkenntnissen zur Arbeitswelt entworfen. In einem Interview spricht unser CEO und Gründer Tilo Bonow darüber, wie er erfolgreich eine produktive Arbeitskultur etabliert hat. Dabei spielte einerseits die Gestaltung von Fläche und Raum und andererseits die Vielfältigkeit von Arbeitstools eine bedeutende Rolle. Außerdem erzählt Tilo, warum es wichtig ist, das gesamte Team in den Entwicklungs- und Entstehungsprozess mit einzubeziehen.

1. Wie wirkt sich das Arbeitsumfeld auf die Produktivität eines Mitarbeiters aus?

Ich persönlich glaube, dass die Produktivität eines Mitarbeiters im Allgemeinen aus einem qualitativ hochwertigen Anspruch an seine Arbeit resultiert. Dies spiegelt sich stark in der DNA der PIABO-Agentur wider. Innerhalb dieses Konzepts fragen wir uns ständig, wie es gelingen kann, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das sich positiv auf alles, was wir tun auswirkt. Wenn ich mir heute unser Büro ansehe, haben wir nicht nur eine moderne und flexible Arbeitsumgebung gestaltet, sondern wollten gleichzeitig, dass unsere Bürostruktur und Möbel auch zum Wohlbefinden unseres Teams beitragen. Das Bürodesign hat also Einfluss auf viele Aspekte, die für ein People’s Business wie uns erfolgskritisch sind.

2. Wie verbessert die neue Bürostruktur die Arbeitsqualität?

Bevor wir uns überhaupt mit dem Bürokonzept auseinandergesetzt haben, wollten wir zunächst herausfinden, was die individuellen Bedürfnisse unserer Teammitglieder sind. Das heißt, wir haben uns gefragt, was sind die bevorzugten Arbeitsbedingungen unserer Mitarbeiter, wie oft finden Meetings überhaupt statt und welchen Zweck erfüllen diese Meetings. Basierend darauf haben wir verschiedene Arbeitsmöglichkeiten in das neue Bürodesign aufgenommen, um individuellen Arbeitsstilen gerechter zu werden.

Das hat zum Beispiel dazu geführt, dass wir uns für zwei Arten von Schreibtischen entschieden haben.  Es ist möglich an festen Arbeitsplätzen zu arbeiten, die einer Working Bench ähneln und wo sich Mitarbeiter in Teams zusammenfinden und an gemeinsamen Projekten arbeiten können. Auf der anderen Seite gibt es höhenverstellbare Tische, die mehr Platz für individuelles Arbeiten bieten.

Darüber hinaus haben wir in unsere Bürostruktur mehrere zweckorientierte Meetingraum-Arten integriert, die für spezifische Besprechungs- und Geschäftssituationen genutzt werden können. Es gibt zum Beispiel eine Veranstaltungsfläche, die sich für größere Events, Workshops oder Pressekonferenzen eignet. Durch Akustikvorhänge lässt sie sich nicht nur von der übrigen Fläche abschirmen, sondern kann auch ohne Schwierigkeit in einen Konferenzraum verwandelt werden. Vor diesem Hintergrund wurden flexible Tische eingesetzt, die sich innerhalb von zwei Handgriffen auf- und abbauen lassen und die ohne große Mühe verschoben werden können.

In unserem Empfangsbereich haben wir einen kleinen Co-Working-Bereich für unsere Freelancer und Kunden eingerichtet, damit sie parallel zu unseren Beratern arbeiten können. Außerdem haben wir einen Raum extra für Videokonferenzen konzipiert. Dieser umfasst beispielsweise einen trapezförmigen Schreibtisch sowie einen großen Monitor. Für kürzere private Gespräche befindet sich eine schalldichte Telefonzelle im Beraterbereich. Ein weiteres wichtiges Merkmal ist unser Ruheraum, den unsere Teammitglieder bei hochkonzentrierten Aufgaben nutzen, wie für das Brainstorming eines Konzepts, eine tiefgehende Recherche oder intensives Lesen.

Gleichzeitig war es uns wichtig, bei der gesamten Umsetzung ein grünes Image zu wahren - nicht nur in Bezug auf unsere Farbgebung. Deswegen umschließt unser Office auf der einen Seite, verschiedene Muster und Formen, die das Arbeitsumfeld inspirieren sollen, aber ebenso soll die Farbe Grün eine nachhaltige Arbeitshaltung fördern. Ein Beispiel wäre unsere Null-Plastik-Politik. Wir bestellen keine Plastikflaschen mehr. Wasser erhalten unsere Mitarbeiter aus einem Filtersystem in der Küche. Jeden Morgen kann jedes Teammitglied seine eigene Glasflasche befüllen. Das gleiche gilt für Lebensmittel, die wir für unsere Mitarbeiter bestellen. So haben wir viele vegane Snacks, Müsli und andere gesunde Optionen wie Obst und Gemüse.

3. Mit dem Umzug in das neue Büro war es Ihnen auch wichtig, die PIABO-Arbeitskultur ständig zu verbessern. Was hat Sie dazu bewogen, die Flex-Desk-Politik einzuführen?

Eine großartige Arbeitskultur stand schon immer im Mittelpunkt der PIABO DNA – und das aus einem einfachen Grund: Wir sind ein People's Business! Wir sind kein hoch skalierbares Startup und wir befinden uns nicht in einer starken Wachstumsphase. Wir streben nicht danach, die größte PR-Agentur der Welt zu werden. Unser Fokus liegt im Detail. Wir sind Branchenexperten für Tech-Themen, also Themen, die von Innovation und digitaler Technologie geprägt sind. Im Tech-Bereich sind wir lieber die Besten als die Größten.

Unsere Agenturkultur soll dieses Ziel natürlich fördern und unsere Mitarbeiter darin unterstützen, die besten und nicht die schnellsten Lösungen für unsere Kunden zu finden. Dadurch können wir sehr positive Ergebnisse erzielen, was sich wiederum auf die Arbeitseinstellung auswirkt. Das Team beginnt, die eigene Arbeit wertzuschätzen und kommt gerne ins Büro. Diese Arbeistweise zeichnet sich in der Branche wirklich aus und dient sogar als Vorbild.

Darüber hinaus ist uns das Wohlbefinden unseres Teams äußerst wichtig. Wir distanzieren uns von der typischen Agenturkultur, die durch lange Überstunden oder Wochenendarbeit gekennzeichnet ist. Am Ende führt genau das nämlich zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation. Aber das möchte ich nicht, denn viele unserer Mitarbeiter haben Kinder.  Deswegen haben wir im Gegensatz dazu eine familienorientierte Kultur eingeführt. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, einschließlich Home-Office und Remote-Arbeit.

So lebt PIABO seine ganz eigene einzigartige Arbeitskultur. Unsere Flex-Desk-Politik ist nur ein Beispiel dafür. Damit wollen wir unseren Kollegen die Freiheit und Flexibilität geben, aus unterschiedlichen Optionen auszuwählen und zu entscheiden, wie sie selbst die bestmögliche Arbeit leisten können. Das ist eine sehr individuelle und persönliche Entscheidung. Im Managementteam müssen wir also sicherstellen, dass wir verschiedene Optionen haben, aus denen jeder wählen kann. Denn nur wenn wir individuelle Arbeitsweisen unterstützen, verhilft es unseren Mitarbeitern die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Ich beschreibe unser Agenturmodell gerne als ein Dreieck bestehend aus Arbeitskräften, Netzwerk und Kunden. Diese drei Komponenten sind gleichermaßen wichtig. Ohne unsere Kunden gäbe es nicht die großartige Arbeit, die wir leisten. Aber auch unsere Kunden würden nicht in den Genuss unserer großartige Arbeit kommen, wenn wir nicht unsere professionellen Mitarbeiter mit ihren Netzwerk-Kontakten und ihrer Kreativität hätten. Aber um die bestmögliche Arbeit zu leisten, muss sich das Team auch wertgeschätzt fühlen - sonst gelingt es ihm nicht, für seine Ideen einzustehen, wenn sie mit Journalisten und Multiplikatoren in Kontakt treten. Wir sehen, alle drei Komponenten sind gleich wichtig, und wir müssen sicherstellen, dass dieses Dreieck im Gleichgewicht bleibt.

4. Nach einem Monat Arbeit im neuen Büro, was ist der Eindruck: Wie hat sich die Arbeitsmentalität der Mitarbeiter verändert?

Honestly, I have to say that I was very surprised how quickly everyone adapted to the new surroundings. I was expecting that it Ehrlich gesagt, war ich sehr überrascht, wie schnell sich alle an die neue Umgebung gewöhnt haben. Ich habe damit gerechnet, dass es einige Wochen dauern könnte, aber vom ersten Tag an kamen die Leute mit einem strahlenden Lächeln ins Büro. Es stand ihnen buchstäblich ins Gesicht geschrieben,, dass es ihnen gefällt. Die Leute hatten sofort Spaß daran, die verschiedenen Meeting-Möglichkeiten auszuprobieren und waren neugierig darauf, herauszufinden, wie man die neuen Raumkonzepte in der Praxis nutzt.

Ich war wirklich erstaunt zu sehen, wie schnell alle herausfinden wollten, welche Arbeitsstile für sie am besten geeignet sind. Jedem die Möglichkeit zu geben, seinen eigenen Arbeitsablauf individuell zu gestalten und ihm gleichzeitig die bestmöglichen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, ist eine gute Möglichkeit, alle im Team zu motivieren auf ihre bestmöglichen Ergebnisse hinzuarbeiten.

Jeden Morgen, wenn ich das Büro betrete, verspüre ich diese positive Energie. Auch unsere Gäste, wie Kunden und Journalisten, haben mich auf den besonderen Spirit des Büros angesprochen und haben sogar angefragt, ob es möglich sei ihre Vorstandssitzungen und interne Veranstaltungen an unserem Standort durchzuführen. Jetzt haben wir jeden Monat eine Vielzahl von Veranstaltungen. So können wir parallel dazu zeigen, wie sich die Zukunft von Arbeit und Teamwork in einer fortschrittlichen Kommunikationsagentur gestaltet. Am Ende ist es sehr schön zu sehen, dass wir unsere Ideen nicht nur in sechs Monaten harter Arbeit umsetzen konnten, sondern dass sich unsere Ideen bereits in dieser kurzen Zeit auszahlen.

5. Das Team war in jeden Schritt der Planung und der Gestaltung des neuen Büros mit einbezogen. Ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in der Design-, Konstruktions- und Entwicklungsphase eine aktive Rolle spielen?

Ich hätte es ohne den Einsatz meines Teams nicht geschafft. Außerdem wollte ich nie, dass es ein CEO-geführter Prozess wird, da Entscheidungen wie die Gestaltung und Strukturierung eines Büros erfolgskritisch sind. Daher war es für mich absolut notwendig, das Team einzubeziehen. Es gibt so viele Details, die es zu berücksichtigen gibt. Man muss wirklich verstehen, wie die Mitarbeiter täglich arbeiten, wie sie denken und wie sie motiviert werden, die Qualität ihrer eignen Arbeit zu verbessern. Man muss lernen, was sie mögen und was sie nicht mögen. So war es für uns ein logischer Schritt, das Team in den Prozess einzubeziehen. Wir haben jedem die Möglichkeit gegeben, seine persönliche Vision auszudrücken und gefragt, was wirklich gebraucht wird, um den nächsten großen Schritt zu gehen.

Als es um die Gestaltung des Büros ging, haben wir versucht, so viele Perspektiven wie möglich einzubeziehen. Es gab den Designaspekt, den wir in mehreren Workshops und mit Hilfe von vitra erarbeitet haben. Wir haben es auch aus der HR-Perspektive beurteilt und diese sehr praktisch aus Sicht der tatsächlichen Arbeit in Bezug auf Funktionalität betrachtet. Auch die Meinung und Kritik der Berater wurde berücksichtigt.

Ich denke, dass das Ergebnis noch nichtmals halb so gut gewesen wäre, wenn wir das Team nicht von Anfang an in den gesamten Prozess einbezogen hätten. Mit ihren Ideen und Kritikpunkten haben sie unseren Dienstleister regelmäßig herausgefordert. Sie haben sich nicht mit einer Lösung zufrieden gegeben. Stattdessen haben sie immer versucht, eine bessere zu finden. Und das hat mich fasziniert. Nur indem wir unsere Erwartungen hochgesteckt und Materialien und Designs hinterfragt haben, konnten wir am Ende des Tages erstaunliche Ergebnisse erzielen.